O que torna um destino excelente para eventos: Guia completo para escolher o local ideal

1. Segurança:

• Segurança física: Ruas bem iluminadas, policiamento ostensivo, transporte público confiável, licenças de funcionamento e operação do local designado para sediar o evento de acordo com o perfil desenhado, aprovação e autorização das autoridades locais, são essenciais para garantir o bem-estar de todos os envolvidos.
• Preparação para emergências: ter um “comitê de crise” preparado, treinado e à postos, alinhado e bem relacionado com as autoridades locais (polícia, corpo de bombeiros, ambulâncias, etc), assim como estar próximo a hospitais, serviços de emergência facilmente acessíveis e planos de contingência para diversos cenários garantem tranquilidade em caso de imprevistos.

2. Orçamento:

• Acessibilidade: Opte por destinos que ofereçam relação custo-benefício eficientes para o perfil de evento, considerando logística, transporte, hospedagem, alimentação, cenografia, atrações e atividades extras.
• Negociação: planejamento e antecedência sempre estão alinhados a excelentes negociações para todos os envolvidos na elaboração e operação de um evento. Explore as épocas do ano menos concorridas no destino e local desejado para o evento e concilie com a melhor data para a realização de seu acontecimento.

3. Infraestrutura:

• Acomodação: Hotéis com capacidade para atender o seu grupo, com diversas opções de quartos e serviços que atendam às suas necessidades.
• Espaços para eventos: Diversidade de locais para eventos, desde salas de reunião até grandes centros de convenções, com tecnologia de ponta e equipe qualificada.
• Opções gastronômicas: Variedade de restaurantes e serviços de catering para atender a diferentes paladares e restrições alimentares.

• Atividades extras: Opções de lazer para os acompanhantes dos participantes, como spa, atividades esportivas, passeios turísticos, museus, parques e programas culturais.

4. Restrições de viagem:

• Vistos: Verifique e comunique sobre a necessidade de visto para o destino do evento. Importante antecipar e facilitar o processo de obtenção dos documentos necessários, através de dicas úteis sobre os procedimentos e sugestões de prestadores de serviços aptos a apoiar nesta questão.
• Conexões internacionais: Opte por destinos com boa conectividade aérea, rodoviária e ferroviária, facilitando o acesso de participantes de diferentes origens.

5. Clima:

• Escolha da época do ano: Evite períodos de chuvas fortes, temperaturas extremas ou eventos climáticos que possam comprometer o seu evento. A meia-estação é sempre mais adequada e conveniente para o público envolvido.
• Flexibilidade: de toda forma, é fundamental ter um plano B em caso de mudanças climáticas inesperadas, com opções de locais alternativos e atividades indoor.

6. Equipe qualificada:

• Profissionais experientes: é crucial atuar com especialistas em cada área: logística, produção, audiovisual, tradução-intérprete, cerimonial, etc. Conte com uma equipe dedicada e experiente durante todo o processo, do planejamento à operação, apta e competente para lidar todos os imprevistos com eficiência.
• Atendimento personalizado: ideal priorizar fornecedores e espaços que proporcionem atendimento personalizado, a fim de garantir soluções assertivas e adequadas ao objetivo do evento, assegurando a satisfação de seus convidados.

7. Tecnologia:

• Conectividade: Wi-Fi dedicado, de alta velocidade, com capacidade para atender todas as necessidades do programa, em qualquer lugar do ambiente escolhido para sediar o evento. O acesso à internet é essencial para que os participantes se mantenham conectados. Ideal ter uma segunda fonte de internet para “backup”, em caso de intermitência da rede original.
• Recursos audiovisuais: Equipamentos audiovisuais modernos e de alta qualidade para garantir a transmissão do conteúdo (som, imagens e efeitos) com excelência e credibilidade.
• Suporte técnico: Equipe de suporte técnico qualificada para apoiar e assegurar que o evento transcorra conforme o planejado, e em caso de imprevistos esteja apta para atuar com agilidade e precisão, preservando a qualidade do evento.

8. Sustentabilidade:

• Práticas sustentáveis: Opte por destinos e espaços que apresentem compromisso com a sustentabilidade, como hotéis que adotam práticas ecoeficientes e oferecem opções de alimentação com ingredientes locais e de produção sustentável. Atenção para adotar a diversidade, a equidade e a inclusão na seleção dos prestadores de serviço do evento. Considere opções alternativas de mobilidade para acesso ao local, como: transporte público (trem, ônibus, metrô), disponibilizar no aplicativo do evento recursos como “carona”, estacionamento para bicicletas; chapelaria para guardar patinetes, patins e acessórios de proteção como capacetes, joelheiras, etc… Distribuir bebedouros por todas as áreas do evento, evitando copos e garrafas plásticas.
• Compensação de carbono: Considere a possibilidade de compensar a emissão de carbono gerada pelo seu evento investindo em projetos de sustentabilidade.

9. Entretenimento:

• Opções de lazer: Variedade de atividades de lazer para os participantes aproveitarem o tempo livre, como visitas a museus, parques, restaurantes e eventos culturais.
• Noite: Opções de vida noturna para quem deseja se divertir após o evento, com bares, restaurantes e casas noturnas para todos os gostos.

10. Cultura:

• Alinhamento com o evento: Avalie se a cultura local se alinha com o tema do seu evento e os interesses do seu público, proporcionando uma experiência autêntica e enriquecedora.
• Respeito à diversidade: Opte por um destino que seja receptivo à diversidade e acolha pessoas de diferentes culturas e origens.

Dicas extras para uma gestão de eventos impecável:

• Tecnologia para eventos: Utilize ferramentas de rastreamento de presença, agendamento de eventos e gerenciamento de tarefas para otimizar a organização e o controle do seu evento.
• Plano de contingência: Tenha um plano B para lidar com imprevistos, como atrasos em voos, problemas técnicos ou mudanças repentinas no clima. Isso garante a tranquilidade e a capacidade de adaptação para enfrentar qualquer situação.
• Confiança e parceria: Trabalhe com fornecedores e prestadores de serviço de confiança, que tenham experiência comprovada em suas áreas de atuação. Construa uma relação de parceria, com uma comunicação transparente e colaborativa para garantir tranquilidade e compromisso para com uma entrega impecável.
• Organização e comunicação: Mantenha-se organizado durante todo o processo de planejamento, utilizando ferramentas de gerenciamento de projetos e canais de comunicação efetivos para manter todos os envolvidos informados e atualizados.
• Atendimento ao cliente: Priorize o atendimento ao cliente, tenha empatia, atue com versatilidade e foco no objetivo do evento. Tenha canais abertos para receber feedback e resolver eventuais problemas com rapidez e eficiência.
• Pós-evento: o fechamento do evento, a pesquisa de satisfação e uma análise criteriosa do que deu certo e do que pode ser aprimorado, é crucial para evolução dos serviços e surpreender positivamente nas edições seguintes.

Escolher o destino ideal para o seu evento é uma decisão estratégica que impacta diretamente o sucesso e o engajamento dos participantes. Ao levar em consideração as dicas compartilhadas, você estará bem equipado para realizar uma escolha assertiva e proporcionar uma experiência memorável para os seus convidados.