A capacidade de uma cidade em atrair e reter profissionais de eventos e reuniões depende, em grande parte, de quão bem ela atende às suas necessidades.
Ser agradável para passar as férias não garante uma boa experiência de viagem de grupo de negócios. Portanto, ao decidir onde realizar seu próximo evento internacional, leve em consideração esses 20 fatores:
1. Segurança
Você deseja garantir que seu grupo possa viajar com confiança, sabendo que estão em um ambiente seguro. Isso envolve ruas bem iluminadas, uma boa presença policial, transporte público confiável, serviços de emergência de fácil acesso e proximidade de comodidades como restaurantes, hotéis e hospitais. É importante considerar tanto a segurança física quanto a preparação para emergências ao selecionar um local.
2. Orçamento
Embora os gerentes de eventos possam certamente acomodar restrições orçamentárias, você certamente obterá mais valor agregado em um destino acessível.
3. Infraestrutura
O destino deve ter infraestrutura para apoiar reuniões e eventos, incluindo instalações de acomodação adequadas; espaços de eventos multifuncionais com a tecnologia necessária; uma variedade de restaurantes e/ou serviços de catering para atender requisitos dietéticos; e atividades adicionais para acompanhantes ou membros da família.
4. Restrições de Viagem
Você precisará considerar se há restrições de viagem ou requisitos de visto em vigor, especialmente se seu grupo incluir delegados de vários países.
5. Facilidade de Acesso
O local deve ser de fácil acesso por ar, estrada e ferro. Você deseja que seu grupo aproveite suas viagens tanto quanto aproveita o evento em si. Considere também se a rede de contatos após o evento é necessária e se existem locais adequados nas proximidades.
6. Clima
Você precisará escolher um destino na época certa do ano, para que sua reunião não seja interrompida por condições climáticas extremas.
7. Equipe
A disponibilidade de funcionários qualificados é vital, pois você deseja que seu grupo seja cuidado por uma equipe dedicada que possa lidar com todos os aspectos do evento.
8. Tecnologia
Hoje em dia, não se trata apenas de ter acesso ao equipamento certo. Você também precisará de Wi-Fi confiável e outras tecnologias que permitam aos participantes se manterem em contato com outras pessoas enquanto estão fora.
9. Entretenimento
Os melhores destinos são aqueles onde há muito o que fazer e ver. Dessa forma, os membros do seu grupo têm a oportunidade de explorar a área e se divertir.
10. Cultura
Considere os aspectos culturais do seu destino e avalie como eles se alinham ao seu evento e aos interesses do grupo.
11. Locais Inspiradores
Escolher locais que inspirem os participantes é crucial para o sucesso de qualquer evento. Ambientes estimulantes contribuem para uma experiência mais memorável e produtiva.
12. Conexões e Parcerias Locais
Estabelecer conexões sólidas e parcerias locais é essencial. Isso não só facilita a organização do evento, mas também proporciona aos participantes acesso a experiências autênticas e únicas na região.
13. Sustentabilidade
Cada vez mais, a sustentabilidade é um fator importante na escolha de destinos para eventos. Locais que demonstram um compromisso com práticas sustentáveis não apenas contribuem para a imagem positiva do evento, mas também refletem os valores corporativos modernos.
14. Flexibilidade e Adaptação
A capacidade do local e da equipe de se adaptar a mudanças inesperadas é crucial. Eventos podem apresentar imprevistos, e um local que pode lidar eficientemente com ajustes de última hora proporciona tranquilidade aos organizadores.
15. Atividades Pós-Evento
Planejar atividades pós-evento é essencial para promover o networking e proporcionar aos participantes a oportunidade de relaxar e desfrutar do destino. Certifique-se de que há opções de entretenimento e relaxamento após o encerramento oficial do evento.
16. Logística Eficiente
Uma logística eficiente é a espinha dorsal de qualquer evento bem-sucedido. Certifique-se de que o local escolhido oferece facilidades de transporte, estacionamento adequado e uma infraestrutura que permita o fluxo suave de participantes.
17. Comunicação Clara
Uma comunicação clara é essencial em todas as fases do evento. Garanta que a equipe do local seja profissional, responsiva e capaz de lidar efetivamente com os requisitos específicos do evento.
18. Experiência Culinária Local
A gastronomia é uma parte fundamental da experiência de viagem. Escolher destinos que ofereçam uma culinária local rica e diversificada adiciona um toque especial ao evento.
19. Atenção aos Detalhes
São os pequenos detalhes que fazem a diferença. Locais que prestam atenção meticulosa aos detalhes, desde a decoração até a organização do espaço, contribuem para a excelência global do evento.
20. Facilidades para Eventos Híbridos
Considerando a evolução das dinâmicas de eventos, locais que oferecem facilidades para eventos híbridos são uma escolha moderna e flexível. Isso permite a participação tanto presencial quanto virtual, atendendo às necessidades diversificadas dos participantes.
Ao levar em consideração esses fatores, a TP Corporate visa proporcionar eventos corporativos excepcionais, personalizados e eficientes para atender às demandas dos clientes mais exigentes. A equipe especializada da TP Corporate trabalha incansavelmente para garantir que cada evento seja uma experiência inigualável, desde a segurança até a logística e o entretenimento.
