Ter uma política de viagem corporativa bem estruturada é fundamental para garantir a padronização dos processos, segurança e controle das despesas. Independentemente do o destino ou do objetivo do deslocamento, tanto a empresa quanto o colaborador devem estar cientes dos processos e dos custos envolvidos para que decisões como escolha de hotéis, bilhetes aéreos e refeições sejam feitas de forma eficiente.
Essa prática previne problemas logísticos, equívocos nos processos de ressarcimento e adiantamentos, além de proporcionar benefícios importantes para o sucesso de uma empresa. Veja abaixo alguns dos motivos para implementar uma política de viagem corporativa:
Comunicação clara e transparente
Uma política bem definida evita mal-entendidos que podem gerar prejuízos morais e financeiros . Regras claras tanto para os gestores quanto para os colaboradores garantem que todos estejam alinhados e preparados para qualquer deslocamento corporativo.
Controle eficaz de gastos
Uma política de viagem permite uma melhor gestão dos recursos da empresa, ajudando a controlar e neutralizar gastos desnecessários. Ao definir limites de despesas e diretrizes claras, a empresa se prepara melhor para o controle dos custos relacionados a viagens.
Eficiência operacional
Padronizar os processos de viagens corporativas melhora a eficiência, tanto no planejamento quanto na execução. Isso beneficia o orçamento, a criação de relatórios e a análise de resultados, proporcionando uma gestão proativa e ágil.
Passo a passo para montar sua política de viagem corporativa
Entenda as necessidades da empresa: Avalie a realidade dos diferentes departamentos para definir processos, prazos e orçamentos compatíveis com a estratégia da empresa.
Envolva sua equipe: Ao incluir colaboradores e gestores na criação da política, você garante que todos estejam alinhados, aumentando a adesão e garantindo benefícios para todos.
Seja claro e objetivo: Políticas longas e podem tornar-se confusas e dificultar a compreensão. A simplicidade e clareza são essenciais para que a política seja eficaz.
Defina as regras: Inclua informações detalhadas sobre as despesas consideradas corporativas (pagas pela empresa) e as despesas consideradas de carater pessoal, principalmente para os casos onde há a combinação de viagem a trabalho e viagem a lazer. Isso permite planejamento e evita surpresas desagradáveis.
Garanta a segurança dos colaboradores: Estabeleça protocolos de segurança para proteger seus funcionários durante a viagem, fornecendo contatos de emergência e orientações específicas.
Ofereça opções, mas com limites: Dê aos colaboradores a liberdade de escolha dentro de um portfólio pré definido de prestadores de serviços e de orçamento. Isso proporciona flexibilidade, garante a segurança, o controle do orçamento e o bem estar do colaborador.
Divulgue amplamente a política: Uma vez definida, apresente-a aos colaboradores de forma clara e incentive o feedback, garantindo que todos compreendam suas responsabilidades e direitos.
Como a TP Corporate pode ajudar?
A TP Corporate está aqui para facilitar a gestão completa das suas viagens corporativas. Garantimos a conformidade com as políticas internas da sua empresa, permitindo que a busca e a compra de bilhetes aéreos, as reservas de hotéis e outros serviços sejam feitas de forma rápida e eficaz. Além disso, nossa solução se integra facilmente a diversos sistemas, oferecendo praticidade para uso em qualquer dispositivo, onde quer que você esteja.
Conte com a TP Corporate para transformar suas viagens corporativas em uma experiência totalmente eficiente e alinhada às necessidades da sua organização.
