Quando um colaborador embarca em uma viagem a trabalho ou participa de um evento corporativo, a responsabilidade da empresa não termina no check-in. Ela começa ali.
O conceito de Duty of Care, traduzido como “dever de cuidado”, não é novo. Mas a forma como ele é aplicado (ou ignorado) no contexto das viagens e eventos corporativos mudou de forma significativa nos últimos anos. E as empresas que ainda tratam esse tema como protocolo operacional estão expostas a riscos que vão muito além do reembolso de uma passagem cancelada.
Este artigo foi escrito para gestores de viagens, RH, CFOs e líderes de operação que precisam entender, de uma vez por todas, o que o Duty of Care exige, e o que acontece quando ele falha.
O que é Duty of Care e por que ele importa mais do que nunca
Duty of Care é a obrigação legal e ética de uma organização de proteger seus colaboradores durante viagens e eventos realizados em nome da empresa. Isso inclui desde a segurança física em destinos de risco até o suporte em emergências médicas, passando pela comunicação em crises e pelo bem-estar psicológico do viajante.
Durante anos, muitas empresas trataram esse conceito como algo restrito a multinacionais com equipes viajando para zonas de conflito. Esse entendimento está errado e já gerou consequências jurídicas sérias em casos envolvendo acidentes durante viagens domésticas, mal-estar em eventos corporativos e crises de saúde sem protocolo de atendimento.
O que mudou recentemente foi a combinação de três fatores que tornaram o tema urgente para qualquer empresa que desloca pessoas:
1. O aumento do volume de viagens corporativas pós-pandemia
Com o retorno dos eventos presenciais e o crescimento das equipes que viajam a trabalho, o número de ocorrências também cresceu. Empresas que voltaram à operação normal sem revisar suas políticas de viagem herdaram um gap crítico de segurança.
2. A digitalização da gestão de riscos
Hoje existem ferramentas que permitem rastrear colaboradores em tempo real, acionar suporte 24h e comunicar riscos por destino antes mesmo do embarque. Empresas que não utilizam esses recursos estão, na prática, operando sem rede de proteção.
3. O avanço das obrigações legais e trabalhistas
No Brasil, a jurisprudência trabalhista tem reconhecido com mais frequência a responsabilidade das empresas por acidentes e eventos adversos ocorridos durante viagens a trabalho. Não ter uma política estruturada de Duty of Care já foi suficiente para caracterizar negligência em processos judiciais.
O que sua empresa provavelmente ainda ignora
A maioria das empresas que acredita ter um programa de Duty of Care na verdade tem apenas uma apólice de seguro de viagem. São coisas diferentes. Seguro de viagem cobre custos, Duty of Care garante que o colaborador seja encontrado, atendido, comunicado e protegido antes, durante e depois do evento adverso.
Veja os pontos cegos mais comuns que identificamos na gestão de viagens corporativas:
Ausência de localização em tempo real
Em eventos com grupos de 20, 50 ou 200 pessoas, saber onde cada colaborador está não é paranoia, é gestão. Em uma emergência, os primeiros minutos definem o resultado.
Falta de protocolo para emergências médicas
Quem aciona o suporte? Qual é o número de emergência do país ou cidade de destino? O colaborador tem acesso a essa informação antes de embarcar? Na maior parte das empresas, a resposta para as três perguntas é “não”.
Ausência de briefing de segurança por destino
Viagens para cidades com índice elevado de violência urbana, regiões com alertas sanitários ou destinos com instabilidade política exigem um briefing prévio. Enviar um colaborador sem essa informação é expô-lo a um risco que a empresa conhecia e não comunicou.
Contratos com fornecedores sem cláusulas de segurança
Hotéis, transportadoras, espaços de eventos, todos esses parceiros precisam ter requisitos mínimos de segurança verificados antes da contratação. Terceirizar a logística não terceiriza a responsabilidade.
Política de viagens desatualizada ou inexistente
Uma política de viagens eficiente não é apenas um documento de aprovação de despesas. Ela precisa incluir obrigações de segurança, protocolos de comunicação em emergências e diretrizes claras sobre o que fazer quando algo sai do planejado.
Duty of Care em eventos corporativos: os riscos específicos do grupo
Quando falamos de viagens em grupo para eventos corporativos — convenções, treinamentos, incentivos, congressos — o nível de complexidade do Duty of Care aumenta consideravelmente.
Um evento com 100 pessoas em outro estado ou país envolve variáveis que a maioria das equipes de RH e de eventos subestima:
- Logística fragmentada: múltiplos voos, diferentes horários de chegada, transferências entre aeroportos e hotéis, cada ponto de transição é um ponto de risco.
- Concentração de decisores: em muitos eventos corporativos, C-levels e diretores viajam juntos. O risco reputacional e estratégico de uma falha é proporcionalmente maior.
- Gestão de saúde em grupo: alergias, condições crônicas, medicamentos em um grupo grande, a probabilidade de uma ocorrência médica durante o evento é real e previsível.
- Responsabilidade sobre terceiros: em eventos de incentivo com familiares ou clientes, a responsabilidade da empresa se expande para além dos colaboradores diretos.
- Ausência de ponto focal de segurança: quem, no evento, tem autoridade e protocolo para acionar suporte em uma emergência? Se não há uma resposta clara para essa pergunta, o evento está operando sem estrutura de crise.
Como estruturar uma abordagem real de Duty of Care
Implementar Duty of Care não exige burocracia interminável. Exige processo, parceiro certo e cultura de prevenção. Os pilares são:
1. Política de viagens atualizada e acessível
Documente os protocolos de segurança, os canais de suporte e as responsabilidades de cada parte. Garanta que o colaborador leia e compreenda antes de viajar.
2. Plataforma de gestão de viagens com rastreamento
Ferramentas modernas de gestão de viagens corporativas permitem monitorar itinerários, receber alertas por destino e acionar suporte em tempo real. Isso não é luxo — é infraestrutura mínima de segurança.
3. Parceiro de viagens corporativas com protocolo de crise
A agência responsável pela logística precisa ter um protocolo definido para emergências: linha 24h, equipe dedicada, capacidade de realocação e histórico comprovado de gestão de imprevistos. Esse é um critério de seleção tão importante quanto o preço.
4. Briefing de segurança por destino e por evento
Cada viagem ou evento deve ter um documento de segurança específico, com informações sobre o destino, contatos de emergência locais, hospitais de referência e canais de comunicação com a empresa.
5. Avaliação de fornecedores com critérios de segurança
Hotéis, transportadoras e espaços de evento precisam ser avaliados não apenas por custo e disponibilidade, mas por seus padrões de segurança, certificações e histórico de incidentes.
6. Pós-evento: relatório de ocorrências e aprendizado
Todo evento deve gerar um relatório que inclua não apenas a avaliação de satisfação, mas o registro de qualquer ocorrência — mesmo que menor. Esse histórico é a base para evoluir continuamente a gestão de risco.
Duty of Care como diferencial competitivo, não como custo
Existe uma virada de chave que as empresas mais maduras já fizeram: Duty of Care deixou de ser um custo de compliance e passou a ser um diferencial de employer branding. Colaboradores que sabem que a empresa tem protocolos reais de cuidado viajam com mais tranquilidade, performam melhor em campo e relatam maior satisfação com a experiência de trabalho. Em um mercado onde reter talentos é um desafio estratégico, a forma como a empresa cuida de quem viaja a trabalho diz muito sobre como ela cuida de todos. Para CFOs, o argumento é igualmente direto: o custo de implementar uma estrutura de Duty of Care é significativamente menor do que o custo de um processo trabalhista, de uma crise reputacional ou de uma emergência médica sem protocolo de atendimento.
O papel da agência de viagens corporativas nesse processo
Escolher uma agência de viagens corporativas não é uma decisão operacional. É uma decisão estratégica. A agência certa não apenas emite passagens e reserva hotéis, ela é parte integrante da sua estrutura de Duty of Care. Ela deve conhecer os destinos, ter protocolos de emergência ativos, oferecer suporte 24h com atendimento humano e ser capaz de agir com velocidade quando o imprevisto acontece.
Na TP Corporate, esse entendimento é parte da nossa essência. “Cuidar de quem move o mundo” não é slogan, é o compromisso que assumimos com cada empresa e cada colaborador que confiou a nós a gestão da sua mobilidade corporativa. Se a sua empresa ainda não tem uma estrutura clara de Duty of Care para viagens e eventos, o momento de começar é agora. E o primeiro passo é escolher o parceiro certo para construir esse processo junto com você.
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