A gestão de viagens corporativas vai além do simples planejamento de itinerários e reservas de hotéis. Para ser realmente eficaz, é necessário antecipar e mitigar possíveis riscos que podem comprometer a segurança dos colaboradores e o sucesso dos objetivos de negócios. Afinal, uma viagem corporativa bem-sucedida é aquela que atinge os seus propósitos sem surpresas desagradáveis. Neste guia, vamos explorar como a gestão de risco pode transformar as viagens da sua empresa, tornando-as mais seguras, produtivas e financeiramente controladas.
Por que a Gestão de Risco é Fundamental?
Quando falamos de viagens corporativas, estamos lidando com diversos fatores que podem influenciar o bem-estar dos funcionários e a produtividade da empresa. Implementar uma gestão de risco adequada é essencial por três razões principais:
- Proteção dos colaboradores e conformidade legal: A segurança dos funcionários deve ser sempre uma prioridade. Garantir que todos os riscos sejam avaliados e mitigados é uma obrigação moral e legal, além de contribuir para uma relação de confiança entre a empresa e seus colaboradores.
- Controle financeiro e eficiência orçamentária: Imprevistos durante viagens corporativas podem gerar gastos inesperados, como despesas médicas, taxas extras de bagagem, ou até mesmo a necessidade de novos bilhetes aéreos. Antecipar e gerenciar esses riscos é uma forma de proteger o orçamento da empresa e utilizar os recursos com mais eficiência.
- Atingir os objetivos da viagem: O principal propósito de qualquer viagem corporativa é cumprir objetivos específicos, como participar de reuniões, fechar negócios ou representar a empresa em eventos. Um planejamento que considere os possíveis riscos aumenta as chances de que a viagem ocorra conforme o esperado, sem interrupções ou contratempos.
Como Identificar os Riscos em Viagens Corporativas
A identificação de riscos é o primeiro passo para implementar uma gestão eficaz. Esses riscos podem ser classificados em três grandes grupos:
1. Riscos Pessoais
Incluem ameaças à segurança e saúde dos viajantes, como acidentes, doenças, violência, fenômenos naturais (tempestades, terremotos) e até mesmo condições adversas do destino, como instabilidade política.
2. Riscos Financeiros
Abrangem qualquer situação que possa causar prejuízos financeiros, como bagagens extraviadas, voos cancelados, fraudes em despesas, ou falhas na aplicação da política de reembolso.
3. Riscos de Performance/Conduta
Refere-se ao impacto das ações do colaborador no sucesso da viagem. Isso pode incluir atrasos, falta de cumprimento da agenda, e violações da política de viagens corporativas.
Ao mapear os riscos, a empresa pode agir de forma mais estratégica, priorizando aqueles com maior probabilidade de ocorrência ou impacto potencial.
Avaliação de Probabilidade e Impacto dos Riscos
Não basta apenas identificar os riscos – é essencial avaliá-los. Cada risco deve ser analisado quanto à probabilidade de ocorrência e ao impacto que causaria se se concretizasse. Com base nessa avaliação, a empresa pode determinar:
- Riscos prioritários: Os que precisam ser tratados imediatamente por apresentarem alta probabilidade e alto impacto, como instabilidade política em um destino de viagem.
- Riscos monitoráveis: Aqueles que têm baixa probabilidade mas alto impacto, e que precisam ser monitorados constantemente.
- Riscos menores: Com baixa probabilidade e baixo impacto, esses riscos podem ser considerados menos urgentes e tratados caso ocorram.
Estratégias para Lidar com Riscos Identificados
Depois de priorizar os riscos, é hora de decidir como agir. Existem três abordagens principais:
- Eliminar o risco: Sempre que possível, a empresa deve eliminar os riscos desde o planejamento da viagem. Isso pode incluir a escolha de destinos mais seguros ou evitar viagens em períodos críticos.
- Delegar a solução: Em alguns casos, a terceirização é a melhor opção. Por exemplo, contratar seguros de viagem, utilizar agências especializadas em viagens corporativas ou implementar soluções tecnológicas para monitoramento de segurança.
- Aguardar para agir: Para riscos considerados de baixo impacto e probabilidade, a empresa pode optar por agir apenas se o evento ocorrer.
Medidas Preventivas que Toda Empresa Deve Adotar
Embora cada viagem tenha suas peculiaridades, algumas práticas são aplicáveis a todas as empresas que desejam adotar uma gestão de risco eficiente:
1. Desenvolva uma Política de Viagens Corporativa Abrangente
Uma política de viagens bem definida não só orienta os colaboradores sobre o que é esperado deles, mas também minimiza os riscos financeiros, estabelecendo regras claras para reembolsos, tipos de despesas permitidas, e comportamentos aceitáveis durante a viagem.
2. Garanta o Compliance
A gestão de risco deve ser coerente com as políticas internas e externas da empresa, garantindo que todas as atividades estejam em conformidade com as leis trabalhistas, regulamentações locais do destino e os próprios valores da organização.
3. Mantenha uma Gestão Ativa Durante a Viagem
Monitorar a viagem em tempo real é fundamental para prevenir problemas. Algumas práticas incluem:
- Analisar o contexto do destino: Avaliar fatores como clima, segurança e eventos políticos.
- Acompanhar notícias locais: Antes e durante a viagem, manter-se informado sobre quaisquer mudanças que possam impactar a segurança dos viajantes.
- Manter comunicação com os colaboradores: Disponibilizar canais de comunicação para que os viajantes possam relatar incidentes ou solicitar assistência.
Exemplos Práticos de Gestão de Riscos em Viagens Corporativas
Imagine um colaborador viajando para um evento na América do Sul. O destino está enfrentando uma onda de protestos que pode comprometer a segurança local. A gestão de riscos deve prever alternativas, como a alteração de horários de deslocamento ou o uso de transporte particular. Da mesma forma, se o colaborador estiver viajando para uma região com riscos climáticos, é prudente contratar seguros que incluem cobertura para voos cancelados e despesas médicas emergenciais.
A gestão de risco em viagens corporativas é uma prática indispensável para proteger seus colaboradores e assegurar que os objetivos da empresa sejam alcançados sem contratempos. Com um planejamento estratégico e medidas preventivas, é possível reduzir os imprevistos, garantir a segurança dos viajantes e manter o controle financeiro. Afinal, viagens bem-sucedidas são aquelas que entregam resultados, não surpresas.
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