No mundo corporativo, viagens e eventos frequentemente caminham lado a lado, mas a integração entre eles ainda deixa a desejar. Embora compartilhem vários fornecedores de logística – como companhias aéreas, hoteis e agências especializadas –, essas duas atividades muitas vezes são tratadas de forma separada. Essa abordagem pode representar uma oportunidade perdida, já que uma gestão integrada pode gerar sinergias valiosas, otimizando recursos e proporcionando experiências mais enriquecedoras.
A seguir, exploramos maneiras de potencializar essas conexões e maximizar o retorno sobre o investimento em viagens e eventos corporativos.
A força de uma gestão integrada
Gerenciar viagens e eventos de forma integrada não significa, necessariamente, centralizar a operação em um único gestor, mas sim adotar uma abordagem colaborativa. Profissionais das duas áreas podem trabalhar juntos para identificar oportunidades de otimização e buscar soluções que beneficiem ambas as frentes.
Por exemplo, em vez de tratar as reservas de passagens para eventos como viagens individuais, as empresas poderiam negociar blocos de passagens aéreas. Essa estratégia, normalmente aplicada em grupos, pode reduzir custos e facilitar o planejamento.
Além disso, ao integrar viagens e eventos, é possível utilizar os mesmos fornecedores para transporte e hospedagem, obtendo melhores condições e condições especiais para os participantes.
Como simplificar o rastreamento de despesas?
Para alcançar essa integração, as empresas devem ser capazes de identificar e rastrear facilmente as viagens destinadas a eventos. É aí que entram os “Trip Reasons” – códigos que categorizam os motivos da viagem, tais como “Eventos”, “Congressos” ou “Reuniões”. Esse recurso ajuda a separar as despesas de eventos das viagens corporativas tradicionais, facilitando a análise e a negociação de contratos.
É fundamental que as ferramentas de reservas online (OBTs) e os sistemas das agências de viagens estejam preparados para capturar esses códigos. Dessa forma, é possível identificar os viajantes que participam de eventos e alocar corretamente os custos, considerando-os em relatórios específicos para uma gestão mais precisa.
Reservas personalizadas para necessidades específicas
Quando se trata de reservas de hospedagem, a abordagem integrada também apresenta vantagens. Em vez de utilizar a OBT para cada viajante reservar seu próprio hotel, as empresas podem negociar blocos de quartos com antecedência ou escolher um hotel oficial para o evento. Isso não só facilita o controle de custos, mas também proporciona aos viajantes uma experiência mais consistente.
Além disso, pode haver situações em que o participante seja recebido por colegas no destino, ou até mesmo hospedado por parceiros locais em um gesto de hospitalidade. Nesses casos, é importante que o processo permita justificativas para não utilizar as ferramentas corporativas padrão, mantendo a flexibilidade sem perder o controle.
A complexidade do cenário exige especialistas
A combinação de viagens e eventos corporativos apresenta diversas nuances, e entender como essas atividades podem se complementar requer um conhecimento aprofundado. As decisões sobre transporte, hospedagem, negociação de blocos de serviços e relatórios financeiros precisam ser feitas com base em uma visão ampla, que considere tanto os objetivos da empresa quanto as necessidades dos colaboradores.
Somente especialistas experientes conseguem identificar as melhores práticas e oportunidades para integrar esses dois mundos de forma eficiente. A TP Corporate, com sua expertise em gestão de viagens e eventos, está pronta para ajudar sua empresa a navegar por essa complexidade. Nossa abordagem integrada proporciona uma experiência diferenciada, que vai além do simples deslocamento – ela transforma cada viagem e evento em uma oportunidade única para engajar e inspirar seus colaboradores.
Para potencializar as experiências de viagens e eventos corporativos, é necessário adotar uma estratégia de gestão integrada que aproveite ao máximo os recursos e simplifique processos. Essa abordagem permite não apenas otimizar custos, mas também elevar a experiência dos participantes, transformando cada viagem em um momento significativo.
Com a TP Corporate, você conta com o suporte de especialistas que entendem as particularidades desse cenário e oferecem soluções personalizadas para maximizar o sucesso de suas viagens e eventos. Não deixe que oportunidades passem despercebidas – integre suas operações e descubra como potencializar os resultados com uma gestão mais inteligente e conectada.
